Il n’est pas rare que Talent sur Mesure soit sollicité pour trouver le candidat “couteau suisse” avec des compétences en finance, mais aussi en communication ou en juridique, sans oublier un relationnel exceptionnel…

En effet, sur 430 placements depuis 12 ans réalisés par l’équipe de Talent sur Mesure au sein des petites et moyennes entreprises, 50 concernent des rôles d’Office Manager. On peut aussi l’appeler Bras droit administratif, Secrétaire général, Assistant vie d’équipe… L’Office Manager a un rôle transverse, garant du bon fonctionnement en interne.

Pourquoi ? Quelles missions ? Pour qui ?

Dans bien des cas, nous avons été sollicités pour le recrutement d’un Office Manager quand le dirigeant, souvent très multitâche dans une petite entreprise, souhaitait déléguer une partie de ses responsabilités et se recentrer sur le cœur de son métier. Améliorer l’efficacité et la productivité sont un des principaux objectifs. Les missions varient d’un poste à l’autre car les besoins diffèrent en fonction de l’activité et de la taille de l’entreprise. Cependant il est possible de dégager 4 pôles de responsabilités qui se cumulent pour former une seule mission :

• Support administratif : accueil, gestion du courrier, support des équipes opérationnelles

• Finance : gestion administrative et comptable, relations avec les investisseurs, qui peut aller jusqu’au pilotage financier pour les secrétaires généraux

• Communication : interne et externe (plaquettes, newsletter, gestion site internet), événementiel

• RH : intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des éléments de variable de paie, gestion des contrats, organisation des formations

Au-delà des compétences techniques demandées, le profil idéal est celui d’une personne polyvalente et très organisée. Elle apprécie le fait de gérer de nombreux sujets très différents dans une journée, et aime apporter des solutions. Le relationnel et l’esprit d’équipe sont indispensables à son épanouissement ! Notre Talent, Oriane, Office Manager expérimentée, ajoute qu’elle doit aussi avoir une bonne dose de positivité et un intérêt sincère pour le bien-être des gens !

Et la flexibilité ?

Pour recruter un Office Manager, mieux vaut ne pas attendre d’avoir besoin d’une personne à temps plein ! La valeur ajoutée de ce rôle au sein de l’entreprise sera visible rapidement, même sur un poste à 3/5ème, ou prévoyant des horaires aménagés.

Le statut peut également varier, ainsi Elisabeth peut cumuler un poste en tant que salariée en CDI à mi-temps pour une entreprise, et le reste de son temps en tant que freelance/auto-entrepreneur, pour une autre. Cette fonction se décline ainsi très bien sous le format du temps partagé. Selon elle, la différence de statut ne change absolument rien quant à son engagement auprès des équipes.

Et il est précieux, cet engagement, comme en témoigne Stéphane qui nous a dit un jour : “je n’aurais jamais pensé à recruter un Office Manager à temps partiel si je n’avais pas croisé Talent sur Mesure, mais cela me change la vie !” Il prenait lui-même en charge le soir et le week-end, un certain nombre de tâches de soutien à l’activité de conseil de sa société, tâches qu’il a pu déléguer pour déployer son énergie sur l’approche commerciale et le conseil en lui-même.
Et chez vous ? Avez-vous un Office Manager ? Rêvez-vous d’en accueillir un bientôt ?